Al 18 jaar ben ik als Supply Chain Consultant bezig met het optimaliseren van de planningsprocessen bij mijn klanten. Daarbij heeft altijd – bewust of onbewust – het terugdringen van het gebruik van Excel ter ondersteuning van de planning meegespeeld. Maar ik geloof juist dat Excel heel veel voordelen oplevert wanneer je deze tool omarmt! Waarom? Dat lees je in dit blog.

Argumenten tegen Excel

Ik heb in de loop der jaren diverse argumenten gehoord om het gebruik van Excel in het planningsproces zoveel mogelijk terug te dringen. Met Excel is het namelijk vaak onmogelijk om een koppeling met masterdata en transactiedata uit het ERP-systeem te leggen. De klacht was vaak dat het eindresultaat uit Excel pas na veel pogingen (en opschoningen) geüpload kon worden in het ERP-systeem.

Daarnaast is een gestructureerde gegevensdeling op basis van Excelsheets tussen verschillende personen en processen niet goed mogelijk. Hierdoor ontstonden vaak meerdere versies, wat constant de discussie opleverde welke waarheid de juiste was.

Een ander veel gehoord argument is dat de performance van Excel vaak onvoldoende is om grote hoeveelheden data en complexe berekeningen te verwerken, zeker als je 10 jaar teruggaat in de tijd. Een oplossing was dan vaak het verdelen van datasets in stukken, en die apart doorrekenen. Wat weer extra bijdroeg aan het tweede argument zoals hierboven beschreven.

Alternatief voor Excel?

Al vanaf het jaar 2000 is er software te verkrijgen die de inzet van Excel ten behoeve van de planning overbodig maakt. Bovenstaande tekortkomingen zijn daarbij – afhankelijk van de gebruikte software – zo goed als verdwenen. Masterdata en transactiedata kunnen automatisch geïnterfaced worden vanuit het ERP-systeem en de gebruikersinterface van de planners geeft hun het overzicht over ‘one set of numbers’. Deze gebruikersinterface wordt gecombineerd met een krachtige database die ervoor zorgt dat grote hoeveelheid data snel verwerkt kan worden.

Ik hoor je denken: het einde van het gebruik van Excel bij de planning? Het antwoord is: nee. Excel wordt nog steeds gebruikt bij de planning. Steeds weer blijkt dat de power-users prima uit de voeten kunnen met de standaard gebruikersinterface, maar dat de overige – vaak incidentele – gebruikers, bijvoorbeeld de accountmanagers, maar moeilijk afscheid kunnen nemen van hun vertrouwde Excel. Vaak wordt er een creatief proces opgezet waarbij de power-users uit de planning software periodiek een download maken naar Excel, die dan gebruikt kan worden door de accountmanagers. Die geven de Excel dan later – na de aanpassingen – weer terug aan de power-users, die de data dan weer uploaden in de standaard gebruikersinterface van de planningssoftware. Kortom: Excel verdwijnt voorlopig nog niet uit het planningsproces.

‘Kan dit dilemma doorbroken worden?’

De vraag is: "Kan bovenstaand dilemma doorbroken worden?". Het antwoord is ja, en – hoe paradoxaal het ook klinkt – de oplossing zit hem in het omarmen van Excel in het planningsproces. Tegenwoordig is het mogelijk om Excel te gebruiken als gebruikersinterface die direct gekoppeld is aan de planning software en zijn database; zie bijvoorbeeld SAP IBP.

Hierdoor heb je de voordelen van een gebruiksvriendelijke en flexibele gebruikersinterface via Excel én heb je de rekenpower van een centrale planning engine. SAP beschouwt het gebruik van Excel als front-end voor hun IBP-oplossing zelfs als een strategische keuze. De voordelen zijn evident.

3 voordelen IBP: het gebruik van Excel als front-end

Voordeel 1: On-line én off-line werken mogelijk

Door de Excel add-in kan een rechtstreekse verbinding gelegd worden naar de planning software, zonder gedoe met het opzetten van een VPN-connectie. Maar ook als je op dat moment geen verbinding kunt leggen, kun je de data bewerken en opslaan. Zodra je dan in de gelegenheid bent om online te gaan sla je de data gewoon op in de centrale database.

Voordeel 2: Rekenkracht én gebruiksgemak

Het rekenen vindt in de planningsoftware op de achtergrond plaats. SAP gebruikt hier hun krachtige in-memory database (HANA) voor. Excel wordt alleen gebruikt om de data te presenteren en om de invoer te verzorgen.

Voordeel 3: Flexibiliteit

Een ander voordeel is het feit dat gebruikers zélf hun Excel layout mogen aanpassen, zonder tussenkomst van IT. Hierdoor kunnen ze extra (lokale) berekeningen toevoegen, kunnen ze een grafiek opnemen in de Excelsheet en kunnen ze zelfs een pivot tabel gebruiken. En dat allemaal terwijl ze werken op de centrale planningsdatabase.

blog-voorbeeld-2-excel-interface

Best of both worlds…

Bovenstaande voordelen liggen ten grondslag aan het werkelijke grote voordeel. Iedereen die betrokken is bij het planningsproces kan nu rechtstreeks zijn/haar input leveren, en krijgt ook direct feedback op de geleverde input. Samenwerking tussen de centrale planners en de lokale accountmanagers is hierdoor efficiënt en effectief mogelijk. Het vertrouwen in de planning neemt hier – gelukkig – weer mee toe!

Wil je meer van SAP IBP weten, neem dan contact met me op.

Ben je geïnteresseerd hoe een van mijn klanten dit ervaren heeft?

(Download English version)