Wat kun je verwachten als je als junior consultant of nieuwe projectmedewerker bij AEPEX gaat werken, en wat is een ERP systeem? Wat kan een SAP ERP systeem betekenen voor het productieproces van aardappel tot frietjes? Wie worden en hoe zijn je directe collega’s? Als je bij AEPEX komt werken, komen deze vragen regelmatig ter sprake. Alle nieuwe medewerkers starten met een traineeship van twee weekenden, waarin je kennis maakt met een SAP module en het projectmatig werken bij AEPEX. In dit blog licht ik toe hoe dit in zijn werk gaat.

Eerste kennismaking

Het traineeship bestaat uit twee avonden en twee keer 2,5 dag op een externe locatie. Dit traineeship heeft de naam AEbint gekregen, omdat we op basis van een business blueprint van een aardappelverwerkingsbedrijf, de SAP inrichting gaan doen. Tijdens de eerst avondsessie geven de trainers ons inzicht in de verwachtingen en de opzet van de training/simulatie.

Vervolgens wordt de case toegelicht. Het blijkt een leuke en leerzame periode te worden! Alle trainees gaan een SAP module ontdekken die nieuw voor hen is. De deadlines zijn strak gesteld, het wordt hard werken om een SAP S/4HANA met Fiori implementatie – een wat? Dit wordt in het weekend zeker duidelijk – te voltooien in slechts vijf werkdagen. Naast deze uitdaging belooft het ook veel fun te worden met de collega’s onder elkaar!

De projectorganisatie

Na de indeling van de collega’s in projectgroepen, wordt er van ons verwacht dat we zelf in staat zijn om de projectorganisatie op te stellen. De projectteams zijn zo opgesteld dat de junior consultants begeleid worden door de ervaren consultants en iedereen een SAP module gaat inrichten die tot dan toe onbekend is. Al snel verzanden we met het projectteam in discussies en vragen, wat op zich al een leerpunt is, gezien het korte tijdsbestek dat we hebben. Het is namelijk noodzakelijk om dit te beperken en zo snel mogelijk het systeem in te duiken! Gelukkig bieden de trainers ons hulp door aanwijzingen te geven.

Gekozen tot implementatiepartner AEbint

Iedereen heeft inmiddels een organisatie-onderdeel uitgewerkt. Van ieder team wordt verwacht dat we aan het einde van de avond ons voldoende verdiept hebben in de processen van AEbint en een SAP module, om dit te kunnen presenteren. We lichten de processen van AEbint toe aan de hand van de daarbij passende SAP module. De projectleider schetst het grotere geheel en hoe de bedrijfsprocessen zich onderling verhouden. We verzanden al snel in SAP termen, welke vragen oproepen voor de stuurgroep die geen kennis van SAP heeft. Na onze presentatie en verduidelijking aan de stuurgroep, volgt er een beraad. We zijn door AEbint gekozen tot SAP S/4HANA implementatie partner en mogen de opdracht gaan uitvoeren!

Opzetten fundering in SAP

De volgende dag, krijgen we na een goede nachtrust en heerlijk ontbijt, het SAP systeem en de inlogcodes tot onze beschikking: we kunnen nu echt aan de slag! We beginnen met een kort gezamenlijk overleg onder leiding van de projectleider. Samen tekenen we de organisatiestructuur van AEbint uit om deze vervolgens in te voeren in het S/4 HANA systeem. Het invoeren vindt plaats binnen ‘the enterprise structure’, wat je kunt zien als de SAP kapstok waaraan alle modules hangen. Dit onderdeel dien je als eerste in te richten in SAP. Indien je hier niet goed over nadenkt, heeft dat invloed op de inrichting van je processen in SAP, welke zoveel mogelijk dienen aan te sluiten op te bedrijfsprocessen.

Na het leggen van deze algemene fundering kunnen de subgroepen aan de slag met het inrichten van hun eigen module. Binnen de subgroepen is de start is een beetje onwennig. Want ‘waar te beginnen’? En ‘wie gaat wat doen’? Toch weten de groepjes al gauw de draad op te pakken en gaan ze met veel plezier aan de slag.

En ook aan het einde van deze dag is er veel werk verzet. De eerste customizing settings zijn opgeslagen en de eerste materialen zijn aangemaakt in SAP. We hebben al een heus magazijn met grondstoffen om de frietjes te maken!

Het afvinken kan beginnen

De volgende ochtend wordt wederom de volgende stap gezet. Ieder team stelt een checklist op van de in te richten onderdelen in SAP en afhankelijkheden van andere modules. De inrichting gaat verder en het afvinken kan beginnen!
In de middag breekt de zon door op het landgoed, dus even tijd voor wat frisse lucht en vitamine D, om daarna de laatste uurtjes van de dag nuttig te besteden en veel werk te verzetten. Het resultaat is dat het merendeel van de teams halverwege is met de inrichting en dat al na 1,5 dag.

Hoe gaan we verder?

De AEbint training gaat nog verder na dit blog, in het volgende blog lezen jullie meer over de afloop en of het ons lukt om de SAP S/4HANA implementatie van aardappel naar frietjes af te ronden… Blijf ons volgen.